Parce qu’il n’y a rien de plus précieux et couteux dans votre travail que le temps.
On pert généralement beaucoup trop de temps dans une journée de travail avec tâches fastidieuses. Que l’on soit employeur ou employé, certaines tâches répétitives du quotidien peuvent devenir très vite chronophages, comme le traitement des mails.
C’est pour cette raison qu’il faut identifier ces activités et trouver des solutions efficaces afin de pouvoir consacrer plus de temps pour les projets les plus importants.
Qu’est-ce qu’alors les activités chronophages ? Comment les identifier et pour quelles solutions peut-on opter pour les réduire ?
Qu’est-ce qu’une activité chronophage ?
Les activités ou les tâches chronophages sont nombreuses, dans l’environnement professionnel comme dans la vie personnelle. Il peut s’agir par exemple des réunions incessantes, des flots d’emails qui s’accumulent dans les boîtes mail ou autres.
A cause de ces activités, il est possible que la personne concernée trouve de moins en moins le temps pour travailler sur ses projets plus importants. Pour cela, il est important de prendre des mesures correctives en commençant tout d’abord par l’identification de ces tâches.
Quelques exemples des tâches chronophages
Certes, l’identification des activités chronophages au sein d’une entreprise permettent de mieux les appréhender. Par exemple, on peut remarquer que certaines réunions peuvent faire partie des tâches chronophages vu que vous serez obligé à assister à des réunions qui trainent en longueur sans vraiment avoir une valeur ajoutée. De même, dans le cas des sociétés paternalistes, il est indispensable de demander la permission à la hiérarchie de la société pour pouvoir prendre une initiative quelconque.
Parmi les activités chronophages, on peut distinguer également les tâches administratives. Ces dernières sont souvent très longues et très contraignantes. Le traitement des appels, lui-aussi, fait en une partie importante. D’ailleurs, il peut s’avérer difficile pour certaines personnes de bien gérer le temps d’appel.
Des solutions pour réduire les activités chronophages
L’une des meilleures solutions pour venir à bout des activités chronophages au sein d’une entreprise est leur externalisation. En d’autres termes, cette solution consiste à déléguer ces activités à une tierce personne ou même entreprise. Cette solution peut être utilisée pour répondre aux emails, pour la prise de rendez-vous, pour la saisie des documents ou même pour l’effectuation des commandes. Il est possible alors d’opter par exemple pour le service de secrétariat à distance afin de réduire la majorité des tâches peu rentables. De même, il est possible d’opter pour une agence spécialisée dans le domaine d’assistance bureautique afin de vous assister en effectuant les tâches quotidiennes chronophages. Cette solution est surtout adaptée aux indépendants vu qu’elles leur permettent de gérer les tâches administratives, totalement ou partiellement, afin de gagner du temps précieux.
Par ailleurs, il est possible d’opter pour l’externalisation de la comptabilité. D’ailleurs, cette dernière prend souvent des heures et nécessite une concentration pour minimiser le risque d’erreurs. Ainsi, il est possible d’alléger cette tâche en engageant un comptable. Ce professionnel peut travailleur dans votre bureau ou à distance et son engagement peut s’avérer très efficace pour faire le point sur les diverses dépenses selon vos factures.Une autre solution qui se présente est la rigueur dans l’exécution des tâches. En effet, chaque tâche peut devenir chronophage lorsque son exécution prend énormément de temps. Cela se produit souvent lorsqu’on réalise deux ou plusieurs activités à la fois, une pratique contre-productive. Pour cela, il est recommandé d’éliminer les distractions et afin de procéder à l’exécution des tâches d’une manière plus rapide et de gagner du temps par la suite pour effectuer d’autres activités importantes.
Il est conseillé également d’essayer de mettre en place des processus efficaces sur les tâches récurrentes et qui n’apportent pas une grande valeur ajoutée. Par exemple, il est possible de faire parvenir à un prospect un questionnaire afin d’évaluer le sérieux de sa demande avant de donner suite à cette dernière. Tout dépendamment de ses réponses, il sera plus facile de choisir l’étape suivante, voire un entretien téléphonique ou autre. Un tel processus d’évaluation est très efficace pour éviter la perte du temps pour le client que vous cherchez à satisfaire.
Une autre solution simple et pratique pour la résolution de divers problèmes liés à la perte du temps en adoptant un logiciel de gestion de projets et de portefeuilles. Ce type de logiciel permet souvent d’améliorer la productivité générale des projets vu que les tâches à faible valeur ajoutée que les équipes effectuent représentent généralement une charge de travail très importante. D’ailleurs, il existe multiples logiciels disponibles qui intègrent un ensemble de fonctionnalités différentes, notamment la centralisation des informations et des documents ainsi que l’automatisation des tâches simples. Il sera ainsi possible de mieux guider l’équipe et d’éviter que ses membres portent beaucoup d’efforts de productivité sur le travail à faible valeur ajoutée.
Et si l’assistance virtuelle était votre nouvel outil d’optimisation ?
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